Nagłośnienie imprez w obiekcie zamkniętym to trudna sztuka. Nie można do tego angażować pierwszej lepszej firmy. Tylko jak dokonać wyboru, kiedy na rynku znajdziemy oferty tak wielu agencji eventowych?

Firm zajmujących się nagłośnieniem jest bardzo wiele. Osoba, która przymierza się do zorganizowania imprezy pierwszy raz, może nie zdawać sobie sprawy, że z przedsiębiorstwami tego typu sprawa wygląda podobnie jak z informatykami. Ten, który programuje aplikacje na smartfony posiada zupełnie inną wiedzę i doświadczenie od tego, który składa nam domowy komputer PC i dokonuje drobnych napraw.

Tak jak informatyk informatykowi nierówny, tak samo firmy nagłośnieniowe znacząco różnią się pomiędzy sobą umiejętnościami i doświadczeniem. Musimy o tym pamiętać szczególnie w dzisiejszych czasach, gdy konkurujące ze sobą przedsiębiorstwa twierdzą, często na wyrost, że są w stanie zapewnić nam kompleksową obsługę w jakimś względzie. Tak niestety jest także wśród firm, których przedmiotem działalności jest obsługa techniczna imprez.

Jak więc wybrać najlepsze nagłośnienie imprez? Trzeba przede wszystkim dobrze sprecyzować swoje oczekiwania i przedstawić potencjalnym wykonawcom usługi warunki brzegowe, tak by mogli się do nich ustosunkować już na etapie składania ofert. Po rzeczowości ich propozycji od razu poznamy, które firmy są godne uwagi. Poza tym podmioty, które nie mają doświadczenia w organizacji i nagłaśnianiu opisanych przez nas imprez mogą w ogóle zrezygnować ze składania ofert – swoją rzeczowością i profesjonalizmem odstraszymy więc amatorów i firmy bez odpowiedniego know-how.

Jak skonstruować zapytanie o nagłośnienie imprez?

Dobre zapytanie ofertowe z naszej strony pozwoli agencji eventowej przygotować najlepiej dopasowaną do naszych potrzeb propozycję. Co więc powinniśmy w nim umieścić?

• Miejsce wydarzenia - wyraźnie podkreślmy, że chodzi nam o nagłośnienie imprezy w obiekcie zamkniętym i sprecyzujmy jakim dokładnie. Zupełnie inaczej trzeba bowiem nagłośnić firmową imprezę w warunkach biurowych, inaczej występ w kościele, a jeszcze inaczej koncert w klubie. Pamiętajmy przy tym o podaniu wymiarów lokalu - kluby czy kościoły bywają przecież mniejsze i większe.
• Liczba i usytuowanie gości - informacje o tym ile osób będzie na naszej imprezie i w jakiej odległości od źródła muzyki będą zasiadać, to ważne dane dla profesjonalnej agencji eventowej.
• Cel nagłośnienia – precyzyjnie określmy, czy muzyka jest głównym elementem imprezy, na którym skoncentrowani będą goście, czy raczej ma stanowić przyjemne tło do prowadzenia rozmów czy raczenia się posiłkami.
• Rodzaj muzyki i liczebność zespołu - inaczej nagłaśnia się zespół rockowy, a inaczej występ skrzypcowego solisty. Podajmy więc agencji eventowej skład zespołu wraz z instrumentami, jakie będą wykorzystywane. Koniecznie informujmy też w zapytaniu o elementach dodatkowych typu występy gościnne lub pojedyncze "numery" grane przy akompaniamencie chóru. Takie "dodatki" mogą bowiem znacząco wpłynąć na dobór oraz ilość sprzętu do nagłośnienia.
• Sprzęt jakim dysponują wykonawcy muzyki - nie ma sensu, żeby agencja eventowa dostarczała nam sprzęt, za który już raz zapłaciliśmy kontraktując muzyków. Warto więc przed znalezieniem firmy nagłośnieniowej ustalić z wykonawcami, jakimi urządzeniami dysponują.
• Rider – to kolejny element zapytania, który musimy ustalić na podstawie rozmów z zespołem muzycznym. Rider jest dokumentem, który precyzyjnie określa zapotrzebowanie artystów na urządzenia nagłośnieniowe i oświetleniowe. W odpowiedzi od agencji eventowej powinniśmy otrzymać informację nt. zasilania jakie musimy zabezpieczyć, aby spełniło ono wymagania nagłośnienia i oświetlenia.

Jak wybrać firmę zapewniającą nagłośnienie imprez, jeżeli otrzymamy podobne oferty?

Może się okazać, że w odpowiedzi na nasze zapytanie otrzymamy kilka zbliżonych merytorycznie i cenowo ofert. Jak wtedy dokonać wyboru? Warto postawić na firmę, która cieszy się dobrymi opiniami i ma przekonujące doświadczenie. Należy także zapoznać się z ofertą dodatkowych usług świadczonych przez porównywane agencje eventowe. Dobrze byłoby bowiem, gdyby firma przedstawiła nam np. do wyboru różne podesty sceniczne czy estrady na imprezy, a także możliwości ciekawego i efektywnego oświetlenia – oczywiście jeżeli mamy jakieś potrzeby w tym zakresie.

Nasza firma znana jest ze świadczenia klientom profesjonalnych usług w zakresie nagłośnienia, oświetlenia i dekoracji światłem, estrad i podestów scenicznych, ekranów LED oraz trawersów aluminiowych.

Co trzeba zrobić przed imprezą?

Pamiętajmy, że organizacja imprezy nie kończy się na wyborze agencji eventowej. Konieczne są też próby zespołów przed samym wydarzeniem muzycznym. Ma to ogromny wpływ na płynne przeprowadzenie właściwej imprezy, bez zbędnych przerw w czasie trwania koncertu. Koniecznym warunkiem jest zabezpieczenie przez organizatora odpowiedniego zasilania energetycznego które będzie dostosowane do mocy nagłośnienia i oświetlenia. Krótko mówiąc - jeżeli wszystko przygotowane będzie dla poszczególnych zespołów przed koncertem czy imprezą, to w odpowiednim momencie właściwe zespoły po prostu wchodzą i grają, a my niczym się nie martwimy.